När ett företag står inför en flytt eller söker nya lokaler ligger fokus ofta på läge, kvadratmeter och hyresnivå. Att inreda kontor och skapa en arbetsmiljö som stödjer verksamheten kommer många gånger in först efter att kontraktet är påskrivet. Men de viktigaste besluten fattas ofta långt tidigare i processen.
Börja med verksamhetens behov
Genom att involvera en inredningsarkitekt eller inredningsdesigner redan innan hyreskontraktet skrivs kan ni få en tydligare bild av om lokalen faktiskt stödjer verksamhetens behov, både idag och i framtiden.
Frågor som är viktiga att ställa tidigt är:
- Hur många arbetsplatser behövs?
- Vilka typer av mötesrum?
- Hur ska flöden fungera?
- Finns det ytor för fokusarbete, samarbete och sociala möten?
I vissa fall upptäcker man till och med att lokalen inte är rätt för verksamheten. Det kan handla om begränsningar i planlösningen, brist på dagsljus, otillräckliga mötesytor eller svårigheter att anpassa lokalen för framtida behov. Att få den insikten innan ett avtal skrivs på kan spara både tid, pengar och frustration längre fram.
Glöm inte känslan
Minst lika viktigt är känslan. Lokalerna påverkar hur människor trivs, samarbetar och upplever företaget. En genomtänkt arbetsmiljö kan stärka både kultur, identitet och varumärke. Därför är det viktigt att redan från början förstå vilken typ av miljö ni vill skapa och hur kontoret ska spegla verksamheten.
En starkare position i förhandlingarna
Att ta in en inredningsarkitekt tidigt kan också ge en starkare position i förhandlingarna. När behoven är kartlagda blir det lättare att identifiera vilka anpassningar som behöver göras och vilka kostnader som bör tas upp redan innan avtalet skrivs. Det kan handla om allt från ytskikt och belysning till rumsindelning, teknik och akustik.
Med en tydlig plan blir det också enklare att föra en dialog med hyresvärden kring vilka investeringar och anpassningar som bör ingå i avtalet. Ofta finns det större möjligheter att påverka innan kontraktet är undertecknat än efteråt.
Det blir ofta dyrare i efterhand
Många av de åtgärder som upptäcks efter inflyttning blir betydligt dyrare att genomföra i efterhand. Genom att planera från början får ni en mer realistisk bild av projektets totala kostnad och kan undvika oväntade utgifter längre fram.
Kontoret är en del av företagets identitet
Kontoret är dessutom en viktig del av företagets identitet. Det är ofta den plats där både medarbetare, kunder och framtida kollegor får sitt första intryck av verksamheten.
När arbetsmiljön planeras tidigt finns större möjlighet att skapa en miljö som speglar företagets kultur, värderingar och arbetssätt- och som samtidigt fungerar för människorna som använder den varje dag.
De mest lyckade projekten börjar tidigt
Som inredningsstudio ser vi ofta att de mest lyckade projekten börjar långt innan den första möbeln beställs. Att involvera en inredningsarkitekt eller inredningsdesigner tidigt handlar därför inte bara om design eller om att inreda kontor.
Det handlar om att fatta bättre beslut, skapa rätt förutsättningar för människorna som ska använda lokalen och säkerställa att arbetsmiljön speglar företagets behov, kultur, värderingar och arbetssätt.
Ska ni flytta till nya lokaler eller står inför att skriva ett nytt hyresavtal?
